Polityka prywatności Lotnicza Linia Logistyczna

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Lotnicza Linia Logistyczna (dalej: „Spółka”, „Administrator”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz w relacjach międzynarodowych.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Lotnicza Linia Logistyczna z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora udostępniane są klientom w ramach umów, dokumentów przewozowych oraz na stronie internetowej.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

1.4. Polityka prywatności ma zastosowanie do klientów, kontrahentów, użytkowników serwisu internetowego, osób kontaktowych po stronie partnerów biznesowych oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością Spółki w sektorze transportu i logistyki.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W zależności od rodzaju współpracy oraz świadczonych usług, Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, stanowisko służbowe,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby,
• dane potrzebne do realizacji usług transportowych i logistycznych: adresy nadania i odbioru, dane odbiorców, dane osób kontaktowych, podpisy,
• dane związane z rozliczeniami: NIP, dane do faktury, numer rachunku bankowego (w przypadku płatności bezgotówkowych),
• dane dotyczące korzystania z serwisu internetowego: adres IP, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, pliki cookies, podstawowe dane dot. aktywności na stronie (np. logi serwera).

2.2. Administrator nie gromadzi w sposób zamierzony szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych), chyba że jest to niezbędne ze względu na obowiązujące prawo lub wynika z obowiązków publicznoprawnych właściwych organów (np. w obszarze bezpieczeństwa transportu lotniczego).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług transportowych i logistycznych (w tym obsługa przesyłek, spedycja, magazynowanie, obsługa reklamacji),
• obsługa zapytań kierowanych do Spółki za pośrednictwem formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji,
• prowadzenie rozliczeń, księgowości, wystawianie faktur oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów transportowych, lotniczych, podatkowych, celnych, bezpieczeństwa oraz archiwizacji danych,
• zapewnienie bezpieczeństwa usług transportowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• prowadzenie działań marketingowych dotyczących usług Spółki (w granicach dopuszczonych prawem, np. na podstawie udzielonej zgody lub uzasadnionego interesu),
• analiza i udoskonalanie jakości usług, statystyka i raportowanie wewnętrzne.

3.2. Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych są w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa, marketing bezpośredni własnych usług),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy jest ona wymagana.

4. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

4.1. Podanie danych osobowych może być:

• niezbędne do zawarcia i wykonania umowy w zakresie usług transportowych i logistycznych – w takim przypadku brak podania danych uniemożliwi świadczenie usług,
• wymagane przepisami prawa – w zakresie danych koniecznych do spełnienia obowiązków publicznoprawnych (np. dokumentacja transportowa, celna, podatkowa),
• dobrowolne – w przypadku danych podawanych w celach marketingowych lub podczas korzystania z niektórych funkcjonalności serwisu internetowego.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnikom, operatorom lotniczym, podwykonawcom, agencjom celnym, firmom magazynowym),
• dostawcom usług IT i systemów teleinformatycznych, w tym hostingu, serwisów, systemów do obsługi klienta i rozliczeń,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcze, prawne, audytorskie oraz windykacyjne,
• bankom i operatorom płatności, w zakresie niezbędnym do realizacji płatności,
• organom publicznym, służbom, sądom oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe, organy celne, organy związane z bezpieczeństwem transportu lotniczego).

5.2. Wszystkie podmioty, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych, zobowiązane są do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych oraz do działania na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych lub stosownych przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

6.1. Ze względu na charakter usług w branży transportu i logistyki, w szczególności transportu lotniczego, dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), jeżeli jest to niezbędne do wykonania usługi lub realizacji obowiązków prawnych.

6.2. W przypadku przekazywania danych do państw trzecich Administrator stosuje mechanizmy przewidziane przez RODO, takie jak:

• decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony wydane przez Komisję Europejską,
• standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską,
• inne odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przepisami prawa.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz do upływu okresów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
• przez okres wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi, księgowymi, transportowymi, bezpieczeństwa, archiwizacji),
• w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do momentu jej wycofania, nie dłużej jednak niż jest to uzasadnione celem przetwarzania,
• przez okres niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, z poszanowaniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych,
• prawo sprostowania (poprawienia) danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli zachodzą przesłanki określone w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w RODO,
• prawo przenoszenia danych do innego administratora, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

8.2. W celu skorzystania z powyższych praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w dokumentach umownych lub na stronie internetowej Spółki.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

9.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych w Polsce – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyka i kategorii danych, w szczególności przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym naruszeniem integralności i poufności.

10.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy oraz współpracownicy Administratora, którzy zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony danych osobowych i zobowiązani do zachowania poufności.

11. Pliki cookies i technologia śledząca

11.1. Serwis internetowy Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, dopasowania treści do preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk, analizy ruchu oraz poprawy jakości oferowanych usług.

11.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem przeglądarki internetowej, w tym ograniczyć ich stosowanie lub je usunąć. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian w stosowanych technologiach lub w sposobie świadczenia usług.

12.2. Zmieniona Polityka prywatności będzie publikowana w zaktualizowanej wersji oraz stosowana od momentu jej udostępnienia, chyba że przepisy prawa będą wymagały innego trybu.

13. Kontakt

13.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących praw, osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z Administratorem przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w dokumentach umownych lub na oficjalnej stronie internetowej Lotnicza Linia Logistyczna.